Efter 25 år i rengøringsbranchen har vi lært én ting: Det handler ikke kun om at levere et rent resultat. Det handler om at overleve i en branche hvor konkurrencen er knivskarp og avancerne mikroskopiske.
Lad os være helt ærlige med dig. Når vi vinder en ny kontrakt, er det ikke altid med jubel. Fordi vi ved, at bagefter skal vi ud og bevise, at vi faktisk kan tjene penge på aftalen. Det lyder måske underligt – hvorfor vinde kontrakter man ikke kan tjene på? Men sådan er virkeligheden i rengøringsbranchen. Man byder på opgaver med så snævre marginer, at det nærmest er håbløst.
Derfor er den egentlige kunst ikke at vinde kunder. Det er at optimere driften så effektivt, at vi rent faktisk kan levere overskud.
Konkurrencen presser os hver eneste dag
Her er den grimme sandhed: I rengøringsbranchen konkurrerer vi ofte på pris alene. Kvalitet betyder noget, ja – men først skal man vinde kontrakten. Og den vinder typisk den billigste.
Det betyder, at avancerne på de fleste opgaver er utroligt lave. Vi taler om få procent. Derfor kan vi ikke tillade os at gætte os frem til, hvor pengene bliver af. Vi skal vide det.
Hos RengøringsAgenterne stiller vi os selv nogle ubehagelige spørgsmål hver uge:
- Tjener vi faktisk penge på denne kunde?
- Bruger vores team for lang tid på opgaven?
- Hvilke opgavetyper giver bedst avance?
- Hvor spilder vi ressourcer?
Det er ikke specielt glamourøst. Men det holder os i live.
Hvorfor vi ikke kan drive forretning på mavefornemmelse
I gamle dage – og med det mener vi for 10-15 år siden – kunne man måske slippe afsted med at drive rengøring på mavefornemmelse. Man tog imod opgaver, sendte folk ud, håbede på at regningen blev betalt, og så kørte karavanen videre.
Det fungerer ikke længere.
I dag skal vi have fuldstændig gennemsigtighed i økonomien bag hver eneste kunde. Vi skal vide præcis hvor mange minutter vores medarbejdere bruger på en trappeopgang. Vi skal kunne sammenligne estimeret tid med faktisk tid. Og når der er forskel – og det er der næsten altid – skal vi forstå hvorfor.
Det kræver data. Ikke bare følelser eller erfaringer, men hårde tal.
Derfor valgte vi Planday
Vi implementerede Planday for et år siden. Og nej, det er ikke vores eget system – det er et eksternt værktøj udviklet af andre. Men det er den bedste investering vi har lavet i mange år.
Pointen med Planday er enkel: Det giver os mulighed for at styre tid, opgaver og mandskab med kirurgisk præcision. Vi kan se i realtid, hvor vores folk er, hvad de laver, og om de holder timeplanen.
Vores introduktionsdag med Planday var en øjenåbner for mange af vores teamledere. Pludselig kunne vi:
- Spore tidsforbruget på hver opgave ned til minuttet
- Sammenligne hvad vi troede en opgave ville tage, med hvad den faktisk tog
- Identificere opgaver hvor vores estimater var fuldstændig ved siden af
- Opdage mønstre – hvilke typer opgaver er mest rentable?
- Planlægge bemanding smartere baseret på historiske data
Det lyder måske teknisk og tørt. Men når vi pludselig kan se, at Team A bruger 15 minutter mere end Team B på samme opgave – ja, så har vi noget at arbejde med.
Fra tal til handling: Sådan bruger vi dataene
Her kommer den vigtige del. Data er fuldstændig ligegyldige, hvis de ikke fører til handling.
Vi bruger indsigterne fra Planday til at ændre vores forretning på fire måder:
1. Vi justerer vores priser
Når vi opdager, at bestemte opgavetyper konsekvent tager længere tid end estimeret, skal vores prissætning justeres. Det er så simpelt.
Eksempel: Vi opdagede at rengøring af kontorer med mange små mødelokaler tog 20% længere tid end åbne kontorlandskaber. Nu prissætter vi dem anderledes.
2. Vi træner og optimerer metoder
Hvis data viser at en opgave tager for lang tid i forhold til avancen, undersøger vi om der er smartere metoder. Bedre værktøjer. Effektivere arbejdsgange.
Vi går ikke på kompromis med kvaliteten – men vi finder ofte måder at arbejde klogere på.
3. Vi specialiserer vores teams
Nogle af vores teams er særligt gode til specifikke opgaver. Ved at matche opgaver med teamets styrker forbedrer vi både kvalitet og hastighed.
Det er logisk når man tænker over det. Men før Planday vidste vi ikke hvilke teams der var bedst til hvad. Nu ved vi det.
4. Vi fokuserer strategisk på de rigtige kunder
Gennem dataanalyse kan vi se hvilke kundetyper og serviceaftaler der giver bedst avance. Det hjælper os enormt når vi skal beslutte, hvor vi lægger vores salgs- og markedsføringsindsats.
Alle kunder er ikke lige gode kunder. Det er hårdt at sige, men det er sandt.
Udfordringerne ved implementering
Lad os ikke pynte på det: At implementere et nyt system som Planday var ikke let.
Det krævede tilvænning. Det krævede konsekvent opfølgning. Og det krævede at vi fik alle med på vognen.
Her er hvad vi lærte:
- Grundig træning af teamledere er afgørende – ingen genveje her
- Start simpelt og udvid gradvist
- Regelmæssig support til medarbejdere i opstartsfasen
- Visualiser resultater for at motivere folk til at bruge systemet
- Integrer med andre systemer for maksimal værdi
Der var en læringskurve. Selvfølgelig var der det. Men fordelene ved den forbedrede gennemsigtighed er allerede tydelige i vores økonomi.
Konkrete resultater
Efter et år med Planday kan vi se flere håndgribelige forbedringer:
- Vi forstår vores omkostningsstruktur langt bedre
- Vores prissætning er mere præcis og baseret på fakta
- Vi bruger mindre tid på administration
- Vores medarbejdere er mere tilfredse fordi planlægningen fungerer bedre
- Kommunikationen mellem teams og ledelse er blevet markant bedre
- Vi er mere konkurrencedygtige fordi vi kan optimere løbende
Det er ikke revolution. Det er evolution. Men i en branche med så små marginer som vores, gør disse forbedringer forskellen mellem at overleve og at trives.
Hvad gør du i din virksomhed?
Nu vil vi gerne høre fra dig. Fordi optimering og rentabilitet er relevant for alle i servicebranchen.
Hvordan holder du øje med om du tjener penge på dine kunder? Har du implementeret systemer til at tracke tidsforbrug? Hvor ser du det største potentiale for optimering i din forretning?
Vi tror på at videndeling løfter hele branchen. Så del gerne dine erfaringer.
Vil du vide mere?
Er du interesseret i at optimere arbejdsgange i din egen rengøringsvirksomhed? Eller har du brug for en rengøringspartner der arbejder professionelt og effektivt?
Kontakt os på salg@ren-agenterne.dk eller ring på +45 70 10 75 76 for en uforpligtende snak.
Du kan også følge vores arbejde på vores hjemmeside eller på LinkedIn.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor meget kan man realistisk optimere i rengøringsbranchen?
Ved implementering af de rette systemer ser vi ofte effektivitetsforbedringer på 10-20% uden at gå på kompromis med kvaliteten. Det lyder måske ikke af meget, men i en branche med 3-5% avance er det forskellen mellem røde og sorte tal.
Hvilke værktøjer fungerer bedst til at tracke tidsforbrug?
Vi har haft stor succes med Planday på grund af brugervenlighed og realtidsrapportering. Men der findes flere gode løsninger. Det vigtigste er at du faktisk bruger systemet konsekvent.
Hvordan finder man den rette balance mellem pris og kvalitet?
Det handler om at have præcise data om ressourceforbrug på forskellige opgavetyper. Så kan prissætningen afspejle den reelle omkostning plus en rimelig avance. Uden data er det gætværk.
Hvordan får man medarbejderne til at bruge nye systemer konsekvent?
Grundig træning, løbende opfølgning og synliggørelse af fordelene for både medarbejderne og virksomheden er nøglen. Vi oplever at når medarbejderne ser hvordan systemet gør deres hverdag nemmere, bruger de det også.
Kan små rengøringsvirksomheder også drage fordel af digitale planlægningsværktøjer?
Absolut! Faktisk kan mindre virksomheder ofte implementere nye systemer hurtigere og se hurtigere resultater end større organisationer. Og behovet for præcis økonomistyring er mindst lige så stort.
RengøringsAgenterne ApS er en bæredygtig ejendomsservice- og rengøringsvirksomhed med over 25 års erfaring i København og omegn. Vi er certificerede udbydere af svanemærket rengøring og vinduespolering – en certificering som kun 22 virksomheder i Danmark har. Med omkring 180 medarbejdere fra 23 nationaliteter tilbyder vi alt fra daglig kontorrengøring til omfattende facility management løsninger.
